7 enseignements tirés d’une transformation SAP à grande échelle de 18 mois

Par Michael Bradshaw et Gino Ruggiero

Si vous suivez une conférence de presse après la victoire de votre équipe sportive préférée, vous entendrez probablement les entraîneurs insister sur « le processus ».

La formulation peut varier, mais le message est le même : lorsque vous vous concentrez intensément sur la planification et l’exécution d’objectifs clairement définis, les évaluations comme les victoires et les défaites se gèrent d’elles-mêmes.

Cet adage s’est révélé exact pour Kyndryl lorsque nous avons entrepris une migration à l’échelle de l’entreprise vers SAP. Bien que notre parcours soit unique, il offre des enseignements essentiels que toute organisation planifiant une modernisation similaire peut appliquer.

Un parcours de transformation vers la simplicité

Notre parcours de transformation a commencé en novembre 2021, lorsque Kyndryl s’est séparé d’IBM pour devenir le plus grand fournisseur de services d’infrastructure informatique au monde. Dans le cadre de cette séparation, nous avons conclu un accord de service de transition (TSA) portant sur l’abandon de plus de 1 800 plateformes et applications commerciales existantes en deux ans. Les applications de finance, d’approvisionnement et de quote-to-cash constituaient environ 20 % de cet environnement informatique.

Suivant une stratégie détaillée développée par les équipes CIO, Kyndryl a collaboré avec SAP et deux partenaires d’intégration de services pour regrouper 375 systèmes, processus et fonctionnalités de reporting en finance, approvisionnement et quote-to cash sur une plateforme SAP unique composée de 15 solutions SAP basées sur S/4 HANA. Le projet, qui s’est déroulé sur 18 mois et a impliqué la configuration de plus de 71 000 utilisateurs de S/4 dans le monde entier, constituait une refonte complète du système d’entreprise en temps réel sans perturber les opérations normales.

Le remplacement de plusieurs systèmes hérités et de technologies disparates par une plateforme SAP intégrée fournira un flux d’informations continu, opportun et précis que les employés pourront utiliser pour effectuer des transactions et des analyses en temps réel. En tant que l’une des principales composantes de la transformation informatique mondiale de Kyndryl, notre modernisation SAP joue déjà un rôle significatif dans la réduction des frais généraux, administratifs et de vente de l’entreprise, représentant à terme une économie estimée de 200 à 300 millions de dollars.

Comment appliquer nos enseignements

Que vous mettiez en œuvre SAP pour la première fois ou que vous passiez d’ECC à S/4 HANA, voici sept étapes critiques qui vous aideront à gérer une transformation SAP à grande échelle.

1. Évaluer votre état actuel

Avant de commencer à remplacer les applications et les systèmes, analysez votre pile technologique et votre architecture existantes afin d’évaluer les performances et d’identifier les forces et les faiblesses de vos systèmes actuels. Cette évaluation vous aidera à définir l’étendue de votre transformation et à en comprendre sa complexité.

L’expérience Kyndryl

Lors de notre évaluation préalable à la transformation, notre équipe des applications d’entreprise a découvert que le système opérationnel existant n’était pas un système unique et standardisé, mais était constitué de centaines d’éléments fragmentés qui soutenaient sept processus principaux, de la comptabilité et des finances à l’approvisionnement et au processus de quote-to-cash. L’équipe de transformation a déterminé qu’il y avait trop de personnalisations et trop de code de connexion pour que les applications auxiliaires puissent être reproduites dans le nouvel environnement prévu.

Plutôt que de procéder à un examen approfondi des exigences techniques, nous nous sommes concentrés sur le périmètre de la mise en œuvre de façon à traiter la complexité historique de notre projet. Cette approche nous a permis de prendre des décisions rapidement et d’éviter les retards causés par une analyse excessive des premières étapes de notre transformation.

2. Identifier les facteurs opérationnels

Bien que le travail technique puisse être l’objectif principal d’une implémentation SAP, il est essentiel d’identifier les principaux facteurs opérationnels et leurs résultats préférés lors de la planification de votre stratégie de transformation.

L’expérience Kyndryl

Respecter l’échéance du TSA était le facteur opérationnel le plus urgent de notre transformation SAP. Cependant, en tant qu’élément clé de la transformation informatique globale de Kyndryl, la modernisation SAP était essentielle pour rationaliser notre environnement informatique et créer un parc technologique adapté.

Notre transformation a été guidée par les principes de rapidité, de fonctionnalité et de maintien de la stabilité opérationnelle. Nous avons donc opté pour une intégration standard, prête à l’emploi, qui privilégie l’unification et la centralisation des données, garantissant une transition fluide sans perturber nos opérations.

La centralisation et la standardisation des données dans le nouveau système ont permis aux équipes CIO de participer à l’intégration et de contribuer à définir et à piloter des objectifs métier en adéquation avec le projet. Pour chaque personnalisation, nous avons commencé par un modèle préconfiguré comme bonne pratique, puis nous l’avons enrichi de manière contrôlée avec une gouvernance appropriée.

3. Créer une stratégie de transformation

Votre stratégie de transformation sert de feuille de route pour votre modernisation SAP. Elle doit être suffisamment structurée pour maintenir votre organisation sur la bonne voie, tout en étant assez flexible pour s’adapter aux obstacles et opportunités imprévus.

L’expérience Kyndryl

Pour Kyndryl, nous avons estimé préférable pour notre stratégie opérationnelle à long terme de repartir à zéro plutôt que de répliquer des milliers de lignes de code hérité des applications existantes. Nous avons donc opté pour une mise en œuvre greenfield¹ de certains éléments SAP. Nous avons suivi les bonnes pratiques SAP pour notre implémentation, en échelonnant le déploiement des applications dans les 66 pays où nous sommes présents dans l’ordre suivant :

• Finance centrale S/4HANA pour le reporting
• Finance complète et processus quote-to-cash sur S/4HANA
• Approvisionnement avec Ariba et Fieldglass pour le processus Source-to-Pay

Après la consolidation financière, nous avons effectué deux grandes vagues de déploiement, en commençant par les 24 pays qui utilisaient déjà SAP ECC. Cette stratégie a permis de disposer de plus de temps pour gérer la transformation des données pour les 42 pays non-SAP du deuxième groupe de déploiement. Nous avons également planifié des versions mineures autour de chaque déploiement afin d’ajouter des fonctionnalités progressivement.

4. Faciliter l’innovation

Recherchez toujours des approches inédites pour les processus et la résolution de problèmes lors d’une transformation, même face à des délais très stricts.

L’expérience Kyndryl

Lors de la modernisation de notre système SAP, l’équipe des applications d’entreprise a conçu un processus pour faire fonctionner notre système existant tout en alimentant simultanément le nouveau système SAP en données. Cette approche à double exécution a minimisé les perturbations, permettant aux services respectifs de fonctionner comme d’habitude.

Pour exécuter notre plan de transformation et d’exécution, l’équipe a développé des algorithmes et des logiciels pour baliser les données maître et les conserver comme références à partir des données transactionnelles. Ces données de référence, un élément crucial de la fiabilité de notre système, ont été gérées par SAP Master Data Governance (MDG), assurant leur identification et leur stabilisation.

Une fois l’équipe satisfaite de la stabilité des données de référence, les données transactionnelles ont été extraites et nettoyées pour être chargées dans le nouveau système. Cette approche de migration a diminué la résistance à l’adoption en permettant aux employés de travailler dans le système existant pendant la transformation et d’observer les données dans le système.

5. Prioriser la gouvernance de la transformation

La gouvernance commence par l’adhésion de la direction, renforcée à tous les niveaux de l’organisation. Sans une attention soutenue à la gouvernance et des objectifs et directives clairement établis, votre modernisation risque de s’écarter de son périmètre³ à mesure que vous surmontez des difficultés inévitables.

L’expérience Kyndryl

Pour nous aider à maintenir la taille, la portée et le budget de notre transformation SAP sur la bonne voie, nous avons :

• Constitué d’un conseil de gouvernance composé de cadres supérieurs qui se réunissaient chaque semaine pour examiner les étapes importantes, discuter des problèmes imprévus et résoudre ceux en cours. Ces réunions ont permis au conseil d’administration de participer à la résolution des problèmes et d’allouer des ressources supplémentaires si nécessaire.
• Élaboré des cadres mise en œuvre portant sur les implémentations techniques et les déploiements nationaux. Pour la première vague, nous avons affecté cinq spécialistes à chaque pays de déploiement pour une durée de quatre mois. Après le début de la première vague de mise en œuvre, nous avons constaté qu’il nous fallait davantage de personnel pour des périodes plus courtes. Nous avons donc augmenté les équipes à 20 membres et réduit leurs affectations à un mois.
• Mis en place de plans de continuité des activités et de reprise après sinistre pour maximiser la disponibilité du système. Pour les pannes planifiées et non planifiées, nous avons conçu un système de basculement synchronisé en continu avec le système actif pour minimiser les perturbations. Nous avons également créé un site de production miroir pour limiter les pertes de données et les interruptions des applications en cas de défaillances à grande échelle du système.  

6. Anticipez les ajustements budgétaires

La budgétisation d’une transformation informatique à l’échelle de l’entreprise est un exercice d’équilibre entre comptabilité et gestion du personnel. Engagez trop (ou pas assez) de dépenses ou de personnel dans un domaine de votre projet, et vous en ressentirez l’impact dans d’autres domaines.

L’expérience Kyndryl

Pour notre transformation SAP, l’équipe des applications d’entreprise s’est appuyée sur les données historiques pour estimer les coûts et établir les budgets. Cependant, lors de la mise en œuvre, nous avons rencontré les défis suivants qui ont nécessité un financement et un personnel supplémentaires pour respecter un délai qu’il n’était pas possible de décaler sans encourir d’éventuelles amendes ou pénalités réglementaires :

• Coûts de l’implémentation dans les différents emplacements
• Exigences fiscales dans différentes régions
• Affectations du personnel et redéploiement
• Conformité réglementaire dans les différentes juridictions

En planifiant à l’avance ces contraintes budgétaires et en allouant un pourcentage de votre budget de transformation global pour couvrir les problèmes imprévus, vous pouvez mieux gérer l’allocation des ressources pour chaque poste, des échéanciers et des délais à la dotation en personnel et aux flux de trésorerie.  

Il est important de noter que certains domaines peuvent être en dessous du budget, et d’autres le dépasser. Cependant, en surveillant et ajustant continuellement les sous-composants de votre transformation tout au long du parcours de modernisation, vous pouvez maintenir efficacement vos objectifs globaux dans les limites du budget, assurant ainsi la réussite de l’opération. 

7. Visualisez votre état futur

Votre parcours de transformation ne s’arrête pas une fois la mise en service réalisée. Vous souhaiterez évoluer en permanence, qu’il s’agisse de mesurer et de comparer les indicateurs clés de performance pour résoudre les problèmes après implémentation ou de tirer parti des opportunités et des capacités à mesure qu’elles se présentent.

L’expérience Kyndryl

Avec la mise en œuvre du nouveau système SAP de Kyndryl, les opérations quotidiennes seront considérablement simplifiées. Cela permettra à nos ingénieurs de se concentrer sur les tâches essentielles, améliorant ainsi leur productivité et l’efficacité globale de nos opérations.

À l’avenir, les performances des employés seront évaluées en fonction de leurs contributions à l’entreprise. Par exemple, on attend désormais des ingénieurs qu’ils analysent les données et génèrent des informations qui orientent les décisions commerciales, augmentent les revenus, réduisent les coûts et diminuent les risques.

En tant qu’entreprise, nous affinerons nos opérations et nos processus selon les besoins et continuerons à exploiter les capacités évolutives de la plateforme SAP. Nos objectifs sont les suivants :

• Réorganiser nos processus avant-vente, depuis la génération de prospects jusqu’à la signature du contrat
• Modifier notre modèle économique d’utilisation en mettant en œuvre les solutions SAP Billing and Revenue Innovation Management (BRIM)
• Mettre hors service deux anciens systèmes ECC
• Élargir notre utilisation de RISE with SAP

Comme le dit notre DSI, « Ne laissez pas la perfection être l’ennemie du bien. » En d’autres termes, nous visons l’excellence, mais nous concentrons sur la livraison de la solution au propriétaire d’entreprise adéquat en apportant des améliorations si nécessaire. Cette approche nous permet de nous adapter aux circonstances changeantes, un aspect essentiel de notre parcours de transformation en cours.

Un dernier mot sur les processus de transformation

La modernisation SAP de Kyndryl, dans les délais et dans des limites budgétaires acceptables, a été rendue possible grâce aux personnes et aux processus que nous avons consacrés au programme. Ce principe est pertinent pour de nombreux projets de transformation. En adoptant une approche méthodique, voire obsessionnelle, pour planifier, gérer, exécuter et mesurer le changement à l’échelle de l’organisation, vous pourrez obtenir des résultats métier qui renforceront le succès global de votre modernisation.

Michael Bradshaw est Global Practice Leader pour les applications, les données et l’IA chez Kyndryl. Gino Ruggiero est Director and Delivery Partner au sein du bureau du DSI de Kyndryl.

1 The S/4HANA deployment dictionary: Your back pocket guide to everything greenfield, brownfield and bluefield, SAP, août 2023

2 SAP Enable Now, SAP, juin 2024

3 How to overcome the challenge of scope creep, DevPro Journal, Mai 2023