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Daten und KI

5 Best Practices für die Implementierung von Copilot für Microsoft 365 im großen Maßstab

Artikel 01.10.2024 Lesezeit: min
Von Boris Jovevski, Risham Sahni und Peter Hudacko dgbbf. hng

Die meisten Unternehmen erkennen, dass sie generative KI in irgendeiner Form einführen müssen, aber der Weg dorthin erweist sich als weitaus komplizierter, als einfach einen Schalter umzulegen und die Mitarbeiter die Technologie nutzen zu lassen.

Seit der Veröffentlichung von Chat GPT von Open AI Ende 2022 haben Unternehmen lautstark gefordert, generative KI in ihre Abläufe zu integrieren und ihre Unternehmen überall auf KI vorzubereiten . Trotz des großen Interesses an dieser Technologie hat eine Kyndryl-Umfrage unter 109 Führungskräften ergeben, dass im Mai 2024 nur 18 % der Befragten über generative KI-Anwendungen verfügen werden. Noch weniger (10 %) hatten eine dokumentierte Strategie für die Implementierung der Technologie.

Als Kyndryls Weg zu Copilot für Microsoft 365 im Jahr 2023 begann, befanden wir uns in der gleichen Situation, in der sich viele Organisationen heute befinden. Daher glauben wir, dass unsere Erfahrung mit dem Einsatz der Technologie in großem Maßstab anderen Unternehmen, die generative KI in ihre eigenen digitalen Arbeitsplätze integrieren möchten, einen Einblick geben kann. 

Schaffung der Voraussetzungen für Copilot

Ende 2022 trat Kyndryl in das zweite Jahr einer 24-monatigen globalen IT-Transformation ein. Angesichts der raschen Verbreitung von KI und der zunehmenden Nachfrage unserer Kunden und Mitarbeiter nach generativen KI-Tools und -Lösungen haben wir die strategische Entscheidung getroffen, in die Technologie zu investieren und die Einführung zu beschleunigen, damit wir unsere Erkenntnisse mit unseren Kunden teilen können.

Unser Chief Information Officer (CIO) und Chief Technology Officer (CTO) haben zusammen mit unserem Chief Information Security Officer (CISO) und dem Chief Privacy and Regulatory Officer (CPRO) die Weichen für die KI-Reise des Unternehmens gestellt, indem sie den Ansatz Responsible AI at Kyndryl entwickelt haben. Anschließend haben wir zahlreiche Anbieter und KI-Lösungen analysiert, bevor wir unsere Zusammenarbeit mit Microsoft auf generative KI-Dienste ausgedehnt haben, wodurch Kyndryl zu einem der ersten Anwender von Copilot wurde.

Kyndryl war bereits auf die Microsoft 365-Plattform umgestiegen, um unser hybrides Arbeitsplatzmodell aufrechtzuerhalten, also war Copilot für Microsoft 365 das logische generative KI-Tool für Kyndryls interne Einführung. Die Technologie unterstützte einen datenzentrierten, cloudbasierten Ansatz, der unserer Verpflichtung zu automatisierungsgesteuerten Prozessen und einem Zero-Trust-Sicherheitsmodell entsprach. Die Fähigkeiten von Copilot standen auch im Einklang mit unserem Ziel, die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.  

Nach der Zusammenarbeit mit Microsoft an einer Rollout-Strategie startete unser Copilot-Team im Juli 2023 eine mehrstufige Implementierung. In den folgenden 12 Monaten arbeiteten wir mit multidisziplinären Teams bei Kyndryl zusammen, um unsere Strategie umzusetzen und zu verfeinern. Dabei integrierten wir die Prinzipien unseres verantwortungsvollen KI-Ansatzes, um sicherzustellen, dass unsere Daten und unsere Informationsarchitektur sicher waren, bevor wir Anwendungsfälle prüften und die Einführung von Copilot-Lizenzen in Angriff nahmen.

Bis Juli 2024 haben wir fast 20.000 Copilot-Lizenzen vergeben und mehr als 600 genehmigte Anwendungsfälle für die Technologie gesammelt. Die Mitarbeiter profitierten schnell davon. (Siehe „In Zahlen“)

In Zahlen

20.000 ~

Aktive Benutzer von Copilot

600 +

Genehmigte Anwendungsfälle

94 %

Glauben Sie, dass Copilot Herausforderungen bewältigt oder die Effizienz gesteigert hat

94 %

Berichten Sie über tägliche Aufgabenunterstützung, die mindestens 20 Minuten Ihrer Zeit wert ist

54 %

Berichten Sie von einer Produktivitätssteigerung von 10 Stunden oder mehr

60 %

Glauben Sie, dass Copilot die Kreativität verbessert hat

Was wir auf unserem Weg über Copilot gelernt haben

Der Wechsel von Kyndryl zu Copilot erfolgte zügig und strategisch. Hier haben wir unsere Erfahrungen in fünf Best Practices zusammengefasst, die Sie auf Ihrem Weg zu Copilot unterstützen sollen.

1. Bereiten Sie Ihre Daten auf und sichern Sie diese, um ein optimales Ergebnis zu erzielen

Damit große Sprachmodelle (LLMs), die generative KI-Tools wie Copilot unterstützen, effektiv funktionieren können, ist es essenziell, dass Ihre Datenstruktur und Informationsarchitektur gut gepflegt sind und und die neuesten Datenschutz- und Cybersicherheitsstandards einhalten, sodass die Technologie optimal funktioniert. ­­

Die Kyndryl Erfahrung

In enger Zusammenarbeit mit den CISO-, CPRO- und Rechtsteams von Kyndryl führte das Copilot-Team vier Monate lang eine Bewertung der Umsetzbarkeit der M365-Umgebung von Kyndryl durch. Wir überprüften die bestehenden M365-Datenkontrollen, Inhaltslebenszyklen und Datenklassifizierungen und führten Inspektionen und Bereinigungen durch, um die Informationsarchitektur für Copilot vorzubereiten. Die wichtigsten Schritte umfassen:

  • Verschärfung der Zugriffskontrollen in SharePoint und Reduzierung der Anzahl der internen öffentlichen Websites auf etwa 10.000
  • Automatisierte Löschung von rund 20.000 inaktiven SharePoint-Sites
  • Aufräumen von ca. 9.000 Teams und 3.000 Yammer-Communitys
  • Implementierung von Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust in Microsoft Purview
  • Entwicklung eines Datenklassifizierungsmoduls basierend auf der Sensitivität
  • Verschlagworten von Inhalten mit relevanten Schlüsselwörtern und Strukturierung der Daten

Die Datenbereinigung und die Umstrukturierung der Architektur während des Machbarkeits-Assessments — unterstützt durch regelmäßige Fortschrittsbesprechungen mit Microsoft — halfen dabei, unsere Datenumgebung für Copilot vorzubereiten und zu sichern und so die Grundlage für das Kyndryl Copilot-Governance-Modell zu legen.

Collaboration
If you approach Copilot implementation solely as an IT project, you won’t realize the full benefits of the technology. Prioritize collaboration between departments across your organization to meet the needs of all stakeholders.

2. Etablieren Sie ein robustes Governance-Modell, um Risiken zu reduzieren und die Einführung zu verwalten.

Governance bildet die Grundlage für den verantwortungsvollen Einsatz generativer KI-Tools wie Copilot. Ohne geeignete Schutzmaßnahmen können Benutzer die Technologie missbrauchen oder sensible Daten preisgeben, die erhebliche betriebliche, finanzielle oder Reputationsschäden verursachen können.  

Das Kyndryl-Erlebnis

Im Gegensatz zu Governance-Programmen, die sich ausschließlich auf den Datenschutz konzentrieren, beinhaltet unser Copilot-Governance-Modell auch die Lizenzgenehmigung und -verwaltung.

Während der Implementierung arbeitete das Copilot-Team mit den Teams der Rechts-, Risiko- und Personalabteilung zusammen, um jeden Anwendungsfall einzeln zu prüfen und sicherzustellen, dass er mit den Compliance-Standards und Risikoüberlegungen übereinstimmt. Später durften Mitarbeiter, die Lizenzen beantragten, auch aus einer Liste genehmigter Anwendungsfälle auswählen, um den Antragsprozess zu straffen.

Das Copilot-Team führte außerdem ein System zur Beurteilung des fortlaufenden Geschäftsbedarfs ein. Jeden Monat überprüften die Administratoren die Dashboard-Berichte, um die Häufigkeit der Nutzung und die zurückgeforderten Lizenzen von Mitarbeitern zu messen, die die Technologie innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht verwendet hatten. Die zurückgeforderten Lizenzen wurden dann an Personen mit genehmigten Anwendungsfällen neu zugewiesen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter, die am meisten von der Technologie profitieren würden, Zugang zu ihr hatten.

Auch in Zukunft werden Datenschutz und Lizenzmanagement im Mittelpunkt unseres Governance-Modells stehen, da wir weitere Copilot-Benutzer einbinden und generative KI in andere Betriebsbereiche von Kyndryl integrieren.

 

3. Gewähren Sie schrittweise Zugriff, um die Überprüfung der Anwendungsfälle zu erleichtern

Bei Tools wie Copilot ist es besser, Lizenzen im Laufe der Zeit zuzuteilen, als sofort vollen Zugriff auf die Technologie zu gewähren. Durch die gestaffelte Implementierung können Administratoren Anwendungsfälle prüfen und die damit verbundenen Risiken einschätzen, bevor sie die Technologie für Ihre gesamte Belegschaft einsetzen. 

Das Kyndryl-Erlebnis

Nach der Bewertungsphase begannen wir mit einer zweistufigen Einführung von Copilot. Dieser Ansatz ermöglichte es einer begrenzten Anzahl von Kyndryl-Mitarbeitern, mit der Technologie zu experimentieren, bevor Tausende von Lizenzen erworben wurden. So hatte unser Implementierungsteam Zeit, zu ermitteln, welche Anwendungsfälle den größten geschäftlichen Nutzen brachten.

  • Early-Access-Programm (Oktober – November 2023) Im Rahmen des Early-Access-Programms von Microsoft wurden Kyndryl 300 Lizenzen zugewiesen, die Mitarbeitern mit genehmigten Anwendungsfällen zugeteilt wurden. Ein Ausschuss mit Vertretern des CIO, der Rechtsabteilung, des Datenschutzes und der Cybersicherheitsabteilung von Kyndryl überprüfte die Anwendungsfälle im Hinblick auf die Einhaltung der Richtlinien für die gemeinsame Nutzung von Daten, zumal die Bedingungen für den frühen Zugriff nicht den gleichen Schutz boten wie das Unternehmensabkommen mit Microsoft. Die Administratoren sammelten auch Feedback von frühen Nutzern, um den Implementierungsprozess zu verbessern und die Verantwortlichkeit der Lizenzinhaber zu fördern.

  • General Access Release (ab November 2023) Nach der Early-Access-Phase erwarb Kyndryl Lizenzen und führte einen strukturierten Prozess für die Vergabe auf Basis genehmigter Anwendungsfälle ein. Die Lizenzen wurden dann schrittweise vergeben, nachdem die entsprechenden Genehmigungen der Betriebsräte in den verschiedenen Ländern vorlagen. Mit der Zeit konnten Mitarbeiter, die Lizenzen beantragten, aus vorab genehmigten Anwendungsfällen auswählen, wodurch sich die Zeit für die Lizenzgenehmigung verkürzte. Wir haben Teamvertretern außerdem gestattet, Anfragen für Anwendungsfälle einzureichen, sodass mehreren Teammitgliedern im Rahmen eines einzigen Anwendungsfalls Lizenzen zugewiesen werden konnten. 
Work councils
In many European countries, you may need to engage with work councils before deploying new workplace technology. Be sure to involve your human resources, privacy and legal teams early in your Copilot journey to support engagement with works councils.

4. Bieten Sie umfassende Schulungen und Ausbildung an, um die Einführung zu beschleunigen

Schulungen sind entscheidend für die Maximierung des Potenzials von Copilot, daher ist es wichtig, die Benutzer frühzeitig im Implementierungsprozess mit der Technologie vertraut zu machen.

Das Kyndryl-Erlebnis

Bevor wir Mitarbeitern Zugriff auf Copilot gewährten, mussten sie an Schulungen teilnehmen, die in Zusammenarbeit mit Microsoft durchgeführt wurden. Diese Schulungen behandelten die richtige Verwendung von Copilot, einschließlich der Erstellung effektiver Eingabeaufforderungen und des richtigen Umgangs mit Daten.

Darüber hinaus haben wir mit Microsoft zusammengearbeitet, um rollenspezifische Schulungen durchzuführen, die auf die individuellen Anforderungen verschiedener Geschäftseinheiten innerhalb von Kyndryl zugeschnitten sind. So führten Copilot-Spezialisten beispielsweise interaktive Videoschulungen mit unserem Finanzteam durch, um Anwendungsfälle hervorzuheben und die Fähigkeiten der Technologie in Excel zu demonstrieren. Dabei wurde gezeigt, wie Copilot zur Datenzusammenfassung und -analyse in Finanzszenarien eingesetzt werden kann.

Nachdem wir mit der Vergabe von Lizenzen begonnen hatten, richteten wir ein internes Center of Excellence ein, um laufende Schulungen zu unterstützen und einen zentralen Ort für Mitarbeiter mit Lizenzen bereitzustellen:

  • Hier erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile von Copilot
  • Richtlinien und Best Practices finden
  • Greifen Sie auf Ressourcen wie Videos, Dokumente und Formulare zu
  • Teilen Sie Feedback, Fragen und Anwendungsfälle mit anderen Copilot-Anwendern

Als Erweiterung unseres Center of Excellence haben wir ein Copilot-Champions-Netzwerk von Early Adopters geschaffen, die ihr Wissen mit neueren Benutzern teilen. Die Gruppe, zu der mittlerweile rund 5.000 Champions in 35 Ländern gehören, bietet allgemeines Anwendungswissen in einem Peer-to-Peer-Format und hostet einen Teams-Kanal, um Informationen zu suchen und zu sammeln, Best Practices auszutauschen und Erfolgsgeschichten mit anderen Copilot-Benutzern zu teilen.

Die Ausbildung wird ein integraler Bestandteil des Copilot-Programms von Kyndryl bleiben, da wir weitere Mitarbeiter einarbeiten und zusätzliche Anwendungen für die Technologie erforschen.

Training
It will take time for employees to become comfortable with Copilot, so host educational sessions and provide tools for proper prompting to speed learning and adoption. Ongoing communication and a continuing commitment to change management are also essential to successful implementation.

5. Schaffen Sie robuste Feedback-Zyklen, um den Geschäftswert zu steigern

Es ist wichtig, Feedback zu sammeln, sobald die Mitarbeiter Copilot nutzen. Interne Administratoren und Microsoft-Produktteams können diese Erkenntnisse nutzen, um die Bereitstellung zu optimieren, das Engagement zu erhöhen und die Copilot-Benutzererfahrung zu verbessern.

Das Kyndryl-Erlebnis

Unser Copilot-Team hat Feedback-Protokolle für Benutzer erstellt, um ihre Erfahrungen in vier Kategorien zu dokumentieren:

  • Umsetzung des Uses-Cases: Beschreiben Sie, wie Copilot auf den spezifischen Anwendungsfall angewendet wurde, für den die Lizenz erteilt wurde.
  • Gesamtqualität und Leistung: Bewerten Sie bestimmte Aspekte der Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Nützlichkeit von Copilot
  • Unbefugter Zugriff: Helfen Sie dabei, die Quelle eines unbefugten Zugriffs auf vertrauliche Informationen oder sensible Daten zu ermitteln, um einen erneuten Zugriff zu verhindern.
  • Technische Fragen: Melden Sie Probleme im Zusammenhang mit der Installation, Nutzung, Kompatibilität oder anderen technischen Bedenken von Copilot

Nach einer Nutzung von Copilot von drei bis vier Wochen wurden die lizenzierten Mitarbeiter gebeten, Feedback in den ersten beiden Kategorien zu geben. Wenn Benutzer die Fragebögen in diesen Bereichen nicht beantworteten, forderten wir ihre Lizenzen zurück und verteilten sie an andere Mitarbeiter oder Teams. Durch die Verpflichtung zum Feedback wurde sichergestellt, dass die Lizenzen aktiven Einzelpersonen oder Gruppen zugeteilt wurden, die den größten Nutzen aus der Technologie ziehen konnten. Gleichzeitig wurden wertvolle Informationen bereitgestellt, die in zukünftige Änderungsmanagementpläne einfließen konnten.     

Außerdem haben wir Copilot-Benutzer in die Lage versetzt, die Qualität unserer Unternehmensdaten zu verbessern. Wenn ein Benutzer beispielsweise veraltete oder ungenaue Informationen entdeckte, wurde er gebeten, das dem Copilot-Team zu melden, damit die Administratoren die Daten auf der SharePoint-Seite, auf der sie veröffentlicht wurden, korrigieren oder den Eigentümer der Seite kontaktieren konnten, um das Problem zu beheben.

ROI
It’s difficult to measure the ROI of Copilot in traditional terms like cost savings or revenue generation. Start by focusing on metrics like how much time employees can save on non-essential tasks, and then move to transforming roles where Copilot can have a material impact on sales growth, cost reduction and improved customer experience.

Wie geht es weiter mit unserer Transformation mit Copilot?

Generative KI entwickelt sich rasant weiter. Daher müssen Early Adopters ihre Systeme und Prozesse kontinuierlich verfeinern und fortlaufende Schulungen und Trainings anbieten, um die Vorteile von Tools wie Copilot voll auszuschöpfen. Während wir Copilot weiter in die Betriebsabläufe von Kyndryl integrieren, richten wir unsere Aufmerksamkeit auf Folgendes:

  • Eine Benutzeraufforderungsbibliothek erstellen. Um die Einführung und Nutzung von Copilot zu erleichtern, entwickeln wir eine Bibliothek mit gebrauchsfertigen Prompts, die auf den 25 wichtigsten Anwendungsfällen der Einführung basieren. Die Mitarbeiter können diese kuratierten Fragen, Aussagen und Anweisungen verwenden, um qualitativ hochwertigere Antworten zu generieren, sodass sie nicht mehr für jede Aufgabe in Copilot neue Eingabeaufforderungen erstellen müssen.

  • Durchführung von Retrospektivsitzungen. Bis Anfang 2025 sammeln wir Nutzerfeedback, um die Leistung des Copilot-Programms zu bewerten und die Herausforderungen zu verstehen. Wir werden das Feedback nutzen, um Schulungen mit Microsoft-Spezialisten zu vereinbaren, um die Effizienz zu steigern und die Produktivität mit Copilot zu steigern.

  • Integration für die digitale Kommunikation an einem zentralen Punkt. Unser Ziel ist es, unseren Mitarbeitern eine einheitliche Plattform zur Verfügung zu stellen, die alle digitalen Tools und Dienstleistungen umfasst, die Kyndryl anbietet. Durch die Integration von Copilot in unseren geplanten Single Point of Digital Engagement können die Mitarbeiter generative KI für alle digitalen Interaktionen und Anfragen innerhalb des Unternehmens nutzen.

  • Anpassung des organisatorischen Change Managements an individuelle Rollen. Um den Nutzen von Copilot zu maximieren, werden wir unsere Änderungsmanagementstrategie weiter verfeinern, um den individuellen Anforderungen und Herausforderungen einzelner Rollen gerecht zu werden. Durch gezielte Schulungsprogramme und die Implementierung von Copilot wird der Nutzen und das Benutzererlebnis gesteigert. Zudem eröffnet uns dies die Möglichkeit, die Auswirkungen von Copilot auf verschiedene Arbeitsbereiche zu analysieren.

Fazit

Während Kyndryl die volle Leistungsfähigkeit der generativen KI erkundet, hat Copilot bereits zu erheblichen Zeiteinsparungen geführt und zu einer effizienteren Arbeitsumgebung für unsere Teams beigetragen. Unser Ansatz und unsere gewonnenen Erkenntnisse können als Blaupause dienen, um Ihre Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, generative KI und andere KI-gestützte Tools zu nutzen.

Boris Jovevski ist Vizepräsident und technischer Spezialist im CIO-Büro von Kyndryl. Risham Sahni ist stellvertretender Direktor für Softwareentwicklung und technischer Spezialist und Peter Hudacko ist Infrastrukturspezialist im CIO-Büro.