7 lições de uma transformação SAP de 18 meses em escala

Por Michael Bradshaw e Gino Ruggiero

Ouça uma entrevista coletiva após a vitória do seu time e provavelmente ouvirá os treinadores enfatizarem "o processo".

O texto pode variar, mas a mensagem é essencialmente a mesma: quando você se concentra intensamente no planejamento e na execução de metas claramente definidas, medições como vitórias e derrotas se resolvem por conta própria.

Essa afirmação se mostrou verdadeira para a Kyndryl quando iniciamos uma migração de toda a empresa para o SAP. Embora nossa jornada seja única, ela oferece lições importantes que podem ser aplicadas por qualquer organização que pretenda fazer uma modernização semelhante.

Uma jornada de transformação rumo à simplicidade

Nossa jornada de transformação começou em novembro de 2021, quando a Kyndryl desmembrou-se da IBM para se tornar o maior provedor de serviços de infraestrutura de TI do mundo. Como parte da separação, firmamos um contrato de serviços de transição (Transition Service Agreement, TSA) para desativar mais de 1.800 plataformas e aplicações de negócios existentes em dois anos. Aplicações de finanças, compras e de cotação até o pagamento constituíam aproximadamente 20% daquele ambiente de TI.

Seguindo uma estratégia detalhada, desenvolvida pelo departtamento de TI, a Kyndryl trabalhou com a SAP e dois parceiros de integração de serviços para consolidar 375 sistemas, processos e recursos de relatórios de finanças, compras e cotação até o pagamento em uma única plataforma SAP, composta por 15 soluções SAP ancoradas pelo S/4 HANA. O projeto, que durou 18 meses e envolveu a configuração de mais de 71 mil usuários do S/4 em todo o mundo, foi uma atualização completa do sistema de negócios realizada em tempo real sem afetar as operações normais.

A substituição de múltiplos sistemas legados e tecnologias díspares por uma plataforma SAP integrada proporciona um fluxo constante, oportuno e preciso de informações que os funcionários podem utilizar para realizar transações e análises em tempo real. Como um dos maiores componentes da transformação global de TI da Kyndryl, nossa modernização do SAP já está desempenhando um papel considerável na redução das despesas de vendas, gerais e administrativas da empresa (SG&A) em um valor previsto de US$ 200 a US$ 300 milhões ao longo do tempo.

Como aplicar as lições que aprendemos

Se você está implementando o SAP pela primeira vez ou migrando o ECC para o S/4 HANA, veja a seguir sete etapas críticas para ajudar a gerenciar a transformação do SAP em grande escala.

1.   Avalie o seu estado atual

Antes de começar a substituir aplicações e sistemas, analise a sua tecnologia e arquitetura atuais para avaliar o desempenho e identificar os pontos fortes e fracos dos seus sistemas atuais. Essa avaliação ajudará você a definir o escopo e compreender a complexidade da sua transformação.

A experiência da Kyndryl

Durante nossa avaliação pré-transformação, a equipe de aplicações empresariais descobriu que o sistema de negócios legado não era um sistema único e padronizado. Em vez disso, era composto por centenas de sistemas fragmentados que suportavam sete processos principais, desde contabilidade e finanças até compras e cotação até o pagamento. A equipe de transformação determinou que havia muitas personalizações e muito código de conexão para aplicações auxiliares para serem replicados no novo ambiente planejado.

Em vez de realizar uma análise extensa dos requisitos técnicos, concentramos-nos no escopo e abordamos a complexidade histórica do nosso projeto. Essa abordagem nos permitiu tomar decisões rapidamente e evitar atrasos causados pela análise excessiva das fases iniciais de nossa transformação.

2. Identifique os fatores de negócios

Embora o trabalho técnico possa ser o objetivo principal de uma implementação de SAP, é essencial identificar os principais impulsionadores de negócios, e os resultados desejados, no planejamento da sua estratégia de transformação.

A experiência da Kyndryl

Cumprir o prazo do TSA foi o principal impulsionador de negócios da nossa transformação SAP. No entanto, como um componente relevante da transformação de TI mais ampla da Kyndryl, a modernização do SAP foi fundamental para otimizar nosso ambiente de TI e criar um patrimônio tecnológico adequado ao propósito.

Nossa transformação foi baseada nos princípios de velocidade, funcionalidade e manutenção da estabilidade operacional. Por isso, optamos por uma integração padrão e pronta para uso que priorizava a unificação e a centralização de dados, assegurando uma transição suave sem interromper nossas operações.

A centralização e a padronização dos dados no novo sistema capacitaram o departamento de TI a participar da integração e a ajudar a definir e impulsionar metas de negócios alinhadas ao projeto. Para qualquer personalização, iniciamos com um modelo pré-configurado como uma prática recomendada e, em seguida, adicionamos a ele de maneira controlada com governança.

3.  Elabore uma estratégia de transformação

Sua estratégia de transformação serve como roteiro para a sua modernização de SAP. Deve ser estruturada o suficiente para manter a sua organização no caminho certo, mas flexível o suficiente para acomodar obstáculos e oportunidades que não estavam previstos.

A experiência da Kyndryl

Para a Kyndryl, determinamos que era melhor para a nossa estratégia operacional de longo prazo começar do zero do que replicar milhares de linhas de código herdadas de aplicações legadas. Portanto optamos por uma implementação greenfield¹ de elementos SAP selecionados. Utilizamos as melhores práticas da SAP para nossa implementação, escalonando a implantação de aplicações nos 66 países onde temos escritórios na seguinte ordem:

• Central Finance S/4HANA para relatórios
• Finanças completas e cotação até o pagamento no S/4HANA
• Aquisição com Ariba e Fieldglass para "source to pay"

Após a consolidação financeira, realizamos duas grandes ondas de implantação, começando com 24 países que já utilizavam o SAP ECC. Essa estratégia permitiu mais tempo para gerenciar a transformação de dados para os 42 países não-SAP no segundo grupo de implantação. Também programamos lançamentos menores em torno de cada implantação para adicionar funcionalidades de forma gradativa.

4.  Permita a inovação

Sempre procure novas abordagens para processos e resolução de problemas durante uma transformação, mesmo quando enfrentar prazos rigorosos.

A experiência da Kyndryl

Durante a nossa modernização do SAP, a equipe de aplicações empresariais projetou um processo para executar nosso sistema legado enquanto alimentava simultaneamente o novo sistema SAP com dados. Essa abordagem de execução dupla minimizou as interrupções, permitindo que os respectivos departamentos operassem como de costume.

Para executar nosso plano de ação e transformação, a equipe desenvolveu algoritmos e software para taguear dados mestres e mantê-los como referência a partir de dados transacionais. Os dados mestres, componentes cruciais da confiabilidade do nosso sistema, eram gerenciados pelo SAP Master Data Governance (MDG), que assegurava que os dados mestres fossem identificados e estabilizados.

Assim que a equipe teve a certeza de que os dados mestres estavam estáveis, os dados transacionais foram extraídos e limpos para serem carregados no novo sistema. Essa abordagem de migração reduziu a resistência à adoção ao permitir que os funcionários trabalhassem no sistema legado durante a transformação e pudessem observar os dados no sistema.

5.   Priorizar a governança da transformação

A governança começa com a adesão dos executivos, reforçada em todos os níveis da organização. Sem atenção à governança e objetivos e diretrizes claramente definidos, sua modernização pode sofrer um aumento de escopo³ enquanto você enfrenta desafios inevitáveis.

A experiência da Kyndryl

Para ajudar a manter o tamanho, o escopo e o orçamento de nossa transformação SAP dentro da meta, nós:

• Montamos um conselho de governança com executivos C-Level, que se reunia semanalmente para analisar marcos, discutir problemas e imprevistos e resolver quaisquer questões que surgissem. Essas reuniões permitiam que o conselho auxiliasse na resolução de problemas e alocasse recursos adicionais, se necessário.
• Estabelecemos estruturas de implementação compostas por implementações técnicas e implementações em países. Para a primeira fase, designamos cinco especialistas para cada implantação em país por quatro meses. Após o início da primeira onda de implementação, percebemos que precisávamos de mais pessoas por períodos mais curtos, então aumentamos as equipes para 20 membros e reduzimos suas atribuições para um mês.
• Desenvolvemos planos de continuidade de negócios e de recuperação de desastres para maximizar a disponibilidade do sistema . Para falhas planejadas e não planejadas, criamos um sistema de failover que se sincroniza continuamente com o sistema ativo para minimizar as interrupções. Também projetamos um site de produção espelho para limitar a perda de dados e o tempo de inatividade das aplicações em caso de falhas de sistema em grande escala.  

6.   Antecipe ajustes orçamentários

Planejar o orçamento para uma transformação de TI em toda a empresa é um ato de equilíbrio entre a contabilidade e a gestão de pessoas. Comprometa muito ou pouco dinheiro ou pessoal a uma área do seu projeto e você sentirá o impacto em outras áreas.

A experiência da Kyndryl

Para a nossa transformação SAP, a equipe de Enterprise Applications utilizou dados históricos para estimar custos e definir orçamentos. No entanto, durante a implementação, nos deparamos com os seguintes desafios que exigiram financiamento e pessoal adicionais para cumprir um prazo que não poderia ser alterado sem incorrer em possíveis multas ou penalidades regulatórias:

• Custos de implementação em diferentes locais
• Requisitos fiscais em diferentes regiões
• Designações e redistribuição de pessoal
• Conformidade regulamentar em diversas jurisdições

Planejando com antecedência esses tipos de desafios orçamentários e alocando uma porcentagem do seu orçamento geral de transformação para cobrir problemas imprevistos, você pode gerenciar melhor a alocação de recursos para tudo, desde cronogramas e prazos até pessoal e fluxo de caixa.  

É importante notar que algumas áreas podem ficar abaixo do orçamento, enquanto outras podem excedê-lo. No entanto, monitorando e ajustando constantemente os subcomponentes de sua transformação durante a jornada de modernização, você pode efetivamente manter suas metas gerais dentro do orçamento, garantindo o sucesso do seu projeto. 

7.   Visualize o seu estado futuro

Sua jornada de transformação não termina quando você entra em produção. Você deverá evoluir constantemente, seja medindo e comparando KPIs para resolver problemas pós-implementação ou aproveitando as oportunidades e capacidades à medida que surgem.

A experiência da Kyndryl

Com a implementação do novo sistema SAP da Kyndryl, as operações diárias serão consideravelmente simplificadas. Isso libera nossos engenheiros para se dedicarem a trabalhos de missão crítica, aumentando sua produtividade e a eficiência geral de nossas operações.

No futuro, o desempenho dos funcionários será avaliado pelas suas contribuições para o negócio. Por exemplo, espera-se agora que os engenheiros analisem dados e gerem insights que orientem decisões empresariais, aumentem a receita, reduzam custos e mitiguem riscos.

Como empresa, refinaremos nossas operações e processos conforme o necessário e continuaremos utilizando as capacidades em evolução da plataforma SAP. Pretendemos:

• Reestruturar nossos processos de pré-vendas, desde o lead de vendas até a assinatura do contrato
• Alterar nosso modelo de negócios de uso, implementando as soluções SAP Billing and Revenue Innovation Management (BRIM)
• Desativar dois sistemas ECC legados
• Expandir o nosso uso do RISE with SAP

Como diz nossa CIO, "não deixe o perfeito ser inimigo do bom". Isso significa que buscamos a excelência, focando em entregar a solução ao líder de negócios adequado e realizando melhorias conforme necessário.Essa abordagem permite que nos adaptemos às circunstâncias em constante mudança, um aspecto chave de nossa jornada contínua de transformação.

Uma palavra final sobre os processos de transformação

A modernização do SAP da Kyndryl no prazo e dentro dos parâmetros orçamentários aceitáveis foi viabilizada pelas pessoas e processos que dedicamos ao programa. Esse princípio é aplicável a muitos projetos de transformação. Adotando uma abordagem metódica, quase obsessiva, para planejar, gerenciar, executar e medir mudanças em toda a organização, podem-se alcançar resultados de negócios que aumentem o sucesso geral da sua modernização.

Michael Bradshaw é Líder global da Práticas de Aplicações, Dados e IA na Kyndryl. Gino Ruggiero é Diretor e Delivery Partner no departamento de TI da Kyndryl.

1 The S/4HANA deployment dictionary: Your back pocket guide to everything greenfield, brownfield and bluefield, SAP, agosto de 2023

2 SAP Enable Now, SAP, junho de 2024

3 How to overcome the challenge of scope creep, DevPro Journal, maio de 2023